Jak pobierać i wysyłać dokumenty do KSeF dla klientów

KSeF (Krajowy System e-Faktur) umożliwia nie tylko wystawianie faktur przez firmę, ale także wysyłkę i pobieranie dokumentów w imieniu swoich klientów. Dzięki temu księgowość i biura rachunkowe mogą w prosty sposób obsługiwać e-faktury swoich podmiotów.

1. Uprawnienia do działania w imieniu klienta

Aby wysyłać lub pobierać dokumenty do KSeF dla klienta:

  • Musisz posiadać odpowiednie pełnomocnictwo lub uprawnienia do reprezentowania klienta w systemie.
  • Każdy użytkownik powinien mieć certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany, który umożliwia podpis elektroniczny dokumentów.
  • W systemie KSeF klient musi wskazać, że Twoja firma jest uprawniona do wysyłki i odbioru faktur w jego imieniu.

2. Pobieranie dokumentów

  1. Zaloguj się do KSeF z konta uprawnionego do odbioru faktur.
  2. Przejdź do zakładki „Odebrane dokumenty” lub podobnej.
  3. Wybierz klienta, dla którego chcesz pobrać dokumenty.
  4. Pobierz faktury w formacie XML lub PDF – w zależności od potrzeb klienta.
  5. Zachowaj kopie w archiwum, zgodnie z przepisami o przechowywaniu dokumentów.

3. Wysyłka dokumentów

  1. Przygotuj dokumenty w formacie XML wymaganym przez KSeF.
  2. Zaloguj się na konto z uprawnieniami klienta lub administratora.
  3. Przejdź do zakładki „Wyślij fakturę” lub „Dodaj dokument”.
  4. Załaduj plik XML i podpisz go certyfikatem kwalifikowanym.
  5. Po wysyłce system wygeneruje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – dokument potwierdzający wysłanie faktury.
  6. Przekaż UPO klientowi jako dowód poprawnej wysyłki.

4. Dobre praktyki

  • Wysyłaj i pobieraj dokumenty regularnie, aby klienci mieli zawsze aktualne faktury.
  • Przechowuj kopie UPO oraz dokumentów w sposób uporządkowany i zgodny z wymogami prawnymi.
  • Sprawdzaj poprawność danych przed wysyłką – błędne faktury mogą zostać odrzucone przez system KSeF.

Podsumowanie:
Obsługa KSeF w imieniu klientów pozwala księgowym i biurom rachunkowym w pełni zarządzać e-fakturami. Dzięki poprawnym uprawnieniom i systematycznej pracy można łatwo wysyłać i odbierać dokumenty, zapewniając klientom zgodność z przepisami i bezpieczeństwo dokumentacji.